Czy warto zlecić zarządzanie flotą samochodów firmowych zewnętrznej firmie?

Zarządzanie flotą samochodową to proces obejmujący pełną obsługę pojazdów służbowych w firmie – od zakupu, przez finansowanie, ubezpieczenia, serwisowanie, aż po sprzedaż aut po okresie eksploatacji. W zależności od wielkości floty, poziom skomplikowania tych działań może być różny, ale nawet przy kilku autach firmowych ich koordynacja może stanowić spore obciążenie organizacyjne. Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorców rozważa outsourcing zarządzania flotą, czyli powierzenie tych obowiązków zewnętrznej firmie specjalizującej się w tej dziedzinie.

Korzyści zlecenia zarządzania flotą zewnętrznemu partnerowi
Jednym z głównych powodów, dla których warto rozważyć przekazanie zarządzania flotą na zewnątrz, jest oszczędność czasu i zasobów. Firma zewnętrzna zajmuje się wszystkimi formalnościami i bieżącymi problemami, dzięki czemu właściciel czy menedżer nie musi angażować się w kwestie techniczne, serwisowe czy administracyjne. Co więcej, profesjonalne firmy flotowe dysponują systemami telematycznymi i analitycznymi, które pozwalają na optymalizację kosztów użytkowania pojazdów. Dzięki temu możliwe jest ograniczenie wydatków na paliwo, serwis, a także zmniejszenie ryzyka awarii czy przestojów. Outsourcing flotowy może również obejmować negocjacje z dostawcami pojazdów, serwisów i ubezpieczycieli, co pozwala na uzyskanie lepszych warunków finansowych i operacyjnych niż w przypadku działań podejmowanych samodzielnie.

Kiedy outsourcing flotowy się opłaca?
Decyzja o zleceniu zarządzania flotą powinna być poprzedzona analizą potrzeb firmy oraz wielkości i charakteru posiadanej floty. W przypadku firm posiadających kilkanaście lub kilkadziesiąt pojazdów, outsourcing najczęściej przynosi realne oszczędności i poprawę efektywności operacyjnej. W mniejszych firmach również może się opłacać, zwłaszcza gdy brakuje czasu i kompetencji do profesjonalnego zajmowania się flotą. Kluczowe znaczenie ma też intensywność użytkowania pojazdów – im większe obciążenie floty, tym większe korzyści można uzyskać z profesjonalnego nadzoru i optymalizacji. Warto pamiętać, że outsourcing może być realizowany w różnym zakresie – od pełnej obsługi po wsparcie w wybranych obszarach, takich jak serwisowanie czy ubezpieczenia.

Potencjalne ryzyka związane z outsourcingiem zarządzania flotą
Choć zlecenie zarządzania flotą firmie zewnętrznej ma wiele zalet, warto mieć świadomość potencjalnych zagrożeń. Jednym z nich jest utrata bezpośredniej kontroli nad pojazdami, co może być problematyczne w sytuacjach kryzysowych lub wymagających szybkiej reakcji. Ponadto, wybór niewłaściwego partnera może skutkować niedostosowaniem oferty do specyfiki firmy lub generowaniem niepotrzebnych kosztów. Dlatego kluczowe znaczenie ma dokładna weryfikacja firmy oferującej usługi flotowe, analiza jej doświadczenia oraz referencji. Warto także dokładnie przeanalizować umowę i upewnić się, że zawiera wszystkie istotne elementy, takie jak zakres usług, terminy realizacji czy sposób rozliczeń.

Czy warto zlecić zarządzanie flotą? Podsumowanie
Zlecenie zarządzania flotą zewnętrznej firmie może być korzystnym rozwiązaniem dla wielu przedsiębiorstw, szczególnie tych, które posiadają większą liczbę pojazdów i chcą skoncentrować się na swojej podstawowej działalności. Profesjonalne zarządzanie flotą to nie tylko wygoda, ale także szansa na realne oszczędności oraz poprawę bezpieczeństwa i efektywności użytkowania samochodów służbowych. Aby jednak outsourcing przyniósł oczekiwane rezultaty, należy starannie wybrać partnera i jasno określić zasady współpracy. Dobrze przygotowana umowa oraz bieżący monitoring efektów pozwolą zminimalizować ryzyko i w pełni wykorzystać potencjał zewnętrznego zarządzania flotą.

Źródło: CHS